Раньше мы писали бумажные письма, а сейчас все перешли на электронные. И, пожалуй, не осталось уже тех, у кого нет электронного ящика. А многие свой рабочий день начинают с просмотра электронных писем.
И писать то мы пишем каждый день, но вот, к сожалению, правильно это делают далеко не все. А электронный этикет, тем временем, существует. И то, насколько грамотно им владеет человек, настолько профессионально будут воспринимать его деловые партнёры.
Как же правильно писать электронные письма? Давайте разбираться.
Правила при составлении электронного письма или электронный этикет
- Все поля должны быть заполнены.
- Имя и адрес того, кто отправляет письмо, должны быть узнаваемы. Вы заранее договорились с кем-то, что отправите ему письмо и дали визитку с указанным в нём электронным ящиком и именем? Будьте добры, при отправке письма указывать именно то, что было написано в вашей визитной карточке. Ваш собеседник будет искать во входящих именно тот адрес и то имя, которое было указано. Так что не ставьте его в неудобное положение.
- В графе от кого лучше указывать свои настоящие имя и фамилию. Избегайте использовать псевдонимы. Многие с опаской относятся к неизвестным письмам и попросту игнорируют их или отправляют в спам.
- «Тема письма» всегда должна быть заполнена. Письма без тем обычно не просматриваются или отправляются в корзину. Вам важно, чтобы ваше письмо заметили и не оставили без внимания? Тогда потрудитесь придумать интересное и заманчивое название, состоящее не более, чем из пятидесяти символов. Заставьте, таким образом, прочитать его.
- Особенно задумайтесь, когда письмо адресату отправляете впервые.
- Ещё один хитрый ход – это когда в теме письма указывается имя получателя (если вы, конечно, его знаете). Например, шанс у письма быть прочитанным будет выше, когда в теме письма будет стоять фраза: «Здравствуйте, Зинаида Степановна», а не, например, «Трудовое законодательство РФ».
- Использование символики «Re». Данное сочетание букв используется только при ответе на электронное письмо. Эта аббревиатура переводится, как «ответ на». В связи с этим, тема письма должна быть сохранена. Если она меняется, то и убирается данный значок. В противном случае, получателя можно ввести в заблуждение, поскольку письма с данной темой он вам не посылал.
- Адрес получателя указывайте в последнюю очередь. Делать это нужно для избегания казусов с недописанными и случайно отправленными письмами. Сначала оформите структуру письма, перечитайте, проверьте на наличие ошибок, а уж потом смело пишите адресат и отправляйте.
- Текст письма всегда должен начинаться с приветствия. Многие считают это пережитком прошлого, уделом бумажных носителей и пустой тратой времени. Однако они глубоко не правы. Электронные письма получают и читают не роботы, а живые люди, для которых приветливое обращение очень важно. Если письмо будет начинаться не с приветствия, а с самого текста, то вас посчитают невоспитанным человеком.
- Не пишите сплошной текст. Текст письма должен быть разбит на короткие абзацы. Так он легче будет восприниматься.
- Краткость – сестра таланта. Не стоит растягивать свои мысли. Текст должен быть чётким и по существу. Это не бумажное письмо бабушке или подруге в деревню. Читать долго его никто не будет. Его просто отправят в корзину.
- Когда вы к письмо собираетесь прикрепить какой-нибудь документ, то сделайте это в первую очередь, а уж потом набирайте сам текст. Часто, по запарке, люди пишут текст, говорят в нём, что важный документ прикрепили и отправляют письмо без прикреплённого документа. А потом, с извинениями присылают прикреплённые документы отдельным письмом. С деловыми партнёрами так лучше не поступать. Вы будете восприняты, как беспечный, неответственный и невнимательный человек.
- Не прикрепляйте ненужных файлов. Если вы не указали в письме, что прикрепляете такой-то файл, то не прикрепляйте, иначе его просто оставят без внимания.
- Отвечайте на все вопросы. Когда вас просят написать ответ и ответить на предоставленный список вопросов, значит, отвечайте на все вопросы, не игнорируя ни одного. Ведь тот, кто их составлял, продумывал все детали заранее, а значит, все они важны. Не заставляйте просить вас дважды.
- Перед отправкой всегда обязательно проверяйте наличие ошибок и описок.
- Не используйте прописной шрифт.
- Не используйте в деловой переписке жаргонные выражения и просторечия.
- Письмо заканчивайте своей подписью: «С уважением, Анастасия Александровна».
- Не пишите электронное письмо, когда обстоятельства складываются так, что вам лучше позвонить или встретиться с адресатом.
Не игнорируйте данные правила при отправке электронных писем. Их лучше соблюдать, чем прослыть невежей.