В современном обществе уже вряд ли вам встретится человек, у которого нет телефона. Эти маленькие аппараты есть даже у школьников. Бывает, что в день мы совершаем по нескольку десятку звонков по самым разным вопросам: по работе, друзьям, в поликлинику и т. д. Телефонные переговоры прочно укоренились в нашей повседневной жизни. Но случается так, что человек не знает, что сказать собеседнику по телефону. Незнание телефонного этикета может сорвать деловые переговоры, стать причиной ссоры с другом. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, надо знать, как правильно говорить по телефону в тех или иных ситуациях.
Как правильно говорить по телефону с деловым партнёром
Если вы только начинаете свою трудовую деятельность непосредственно связанную с телефонными переговорами, то вполне вероятно, что вначале вы столкнётесь с таким феноменом, как боязнь телефонных переговоров. Чтобы побороть свои страхи и быстрее «влиться» в работу, нужно определить их причины. Они могут быть такие:
- боязнь натолкнуться на грубость,
- нежелание собеседника вести диалог,
- ваша гипер ответственность,
- страх не оправдать свою деловую компетентность перед партнёром.
Но не стоит акцентировать внимание на своих страхах и заниматься самобичеванием. Даже если собеседник бросит трубку или нагрубит, то кроме неприятных ощущений вам больше ничего не грозит.
А выработать уверенность в себе вам помогут знания правил общения по телефону с деловыми партнёрами:
- Заранее подготовьтесь к разговору. Составьте его план, подготовьте вопросы, необходимые документы, цифры. Ручка и блокнот должны быть под рукой.
- Деловые переговоры лучше проводить до обеда. В это время мозг человека активно работает, а энергия ещё не растрачена.
- В начале разговора обязательно скажите ваше имя и должность. Далее следует убедиться в том, что человек не занят и может с вами поговорить в данное время.
- Ваша интонация должна быть доброжелательной. Можете даже улыбаться при разговоре. Это расположит к вам собеседника.
- Говорите бодро, чётко, энергично.
- При разговоре с деловым партнёром перебивание его недопустимо. Имейте терпение дослушать его до конца. Если что-то не понятно, уточнить можно после окончания его речи.
- Как правило, если позвонили вы, то вы и должны закончить телефонный разговор. Учтите, что по времени весь разговор должен быть не более пяти минут.
Как правильно говорить по телефону с родственниками и друзьями
Хоть данный вид разговора является более неформальным, чем предыдущий, правила телефонного этикета всё равно знать надо.
- Если звоните вы, то обязательно обратитесь по имени к собеседнику.
- Так же, как и при деловых телефонных переговорах, у оппонента стоит поинтересоваться, а может ли он с вами говорить в настоящий момент, не занят ли.
- У родственников принято интересоваться, как их дела, здоровье.
- Помните, что разговор по телефону – это всё же диалог, а не монолог. Не загружайте друга своими проблемами, часами рассказывая о своих любовных приключениях или житейских неудачах. Всем этим лучше делиться при личных встречах.
- В конце разговора можно пожелать удачи, поблагодарить за общение или договориться о следующем звонке.
Как правильно говорить по телефону с экстренными службами
Звонок в службу спасения, скорую, полицию тоже требует определённых правил:
- Здесь уже ваша чрезмерная вежливость будет абсолютна неуместна.
- Ситуацию обрисовывать надо чётко, громко и быстро. Назовите свою фамилию и адрес.
- Если звоните в справочные, поликлинику или такси, будьте кратки и конкретны. Получив от звонка всё, что желали, скажите спасибо и отключите звонок.
Как правильно разговаривать по телефону со своим молодым человеком
Минус телефонного общения заключается в том, что мы не видим собеседника, его мимику, жесты. А всё это очень важно в личных взаимоотношениях. Любая неправильная интонация по телефону способна рассорить пары, тогда, как при личном общении и обсуждении тех же вопросов, такого бы не случилось. Поэтому даже при разговоре со своим любимым по телефону, рекомендуется придерживаться следующей инструкции:
- Обходите стороной обсуждение серьёзных тем. По телефону можно только обрисовать картину в общих чертах и назначить встречу для дальнейшего обсуждения проблемы «с глазу на глаз».
- Даже если вы устали, смущаетесь или нервничаете, сохраняйте спокойствие и твёрдость в голосе, иначе молодой человек просто решит, что вы не рады его слышать.
- Никогда не выясняйте отношения по телефону, иначе можно наговорить всего того лишнего, чего при личном общении себе бы не позволили.
- Будьте вежливой и доброжелательной, но не заискивайте. Сохраняйте достоинство.
Все эти несложные правила помогут вам в повседневной жизни и придадут уверенности в разговорах по телефону.